Denetim Süreçleri

Summary

Control Processes

Process control is summarized after defining process and system concepts. Steps of control process are explained and associated with PDCA cycle of Deming. Finally open and closed loop process types are reviewed.

Süreç denetimi; operasyonel endüstriyel süreçlerde, servis yönetimi süreçlerinde ve proje yönetimi süreçlerinde yaygın olarak kullanılır. Giderek karmaşıklaşan ürün ve servis üretim süreçlerinin etkin olarak denetimi organizasyonların var olma kriterleri olarak düşünülebilir.

Organizasyon kuramında yer alan denetim süreçleri stratejik risk yönetiminde de önemli bir yere sahiptir. Önce kavramları gözden geçirelim. Denetim süreci, bir sistem, süreç, kişi, bir grup kişi hakkında enformasyon toplamak ve bu enformasyondan yararlanarak kararlar almaktır.

Dikkat ederseniz burada üst üste iki kez "enformasyon" dedim, "veri" veya "bilgi" demedim. Veri, enformasyon ve bilgi kavramlarında bir gezinti için "Proje Risk Yönetiminde Bilgelik - Bilgi Yönetimi" (1) yazıma bakabilirsiniz.

Sistemler konusunu derinleştirmeden onun da bir tanımını yapayım. Sistem ortak bir amaç için birlikte işleyen bileşenler grubudur. Daha bitmedi. Bütünü oluşturan bu bileşenler arasında etkileşim, ilişkiler ve bağımlılıklar vardır. Tanımını tek bir cümlede yapınca karışık oluyor. Bölmek daha iyi.

Yöneticiler (2) sistemlerin amaçlarına uygun davranışlar gösterip göstermediklerini denetlemek için dört adımdan oluşan süreçler kurgularlar ve uygularlar. Bu adımlar şunlardır:

1. Performans standartlarının belirlenmesi
2. Mevcut performansın ölçülmesi
3. Ölçülen performansın standart ile kıyaslanması
4. Gerekli düzeltmelerin yapılması

Bu adımlar size bir yerden tanıdık geliyor olabilir. Evet PUKÖ döngüsü (3). Geçmişte farenize takılmış olabilir. Planla, uygula, kontrol et ve önlem al adımlarıyla belirlenen bu araç, diğer katkılarının yanı sıra W Edwards Deming'in süreç iyileştirmelere en önemli katkılarından biridir ve günümüzde kalite yönetim sistemlerinin temelini oluşturur.

Denetim adımları sistem, organizasyon hedeflerine ulaşıncaya dek periyodik olarak gerçekleştirilir.

Denetim süreçleri açık veya kapalı döngüler biçiminde tasarlanabilirler. Açık döngülü denetim süreçlerinde sonucun kontrolü, girdinin değiştirilmesiyle gerçekleştirilir. Sonucun girdi üzerinde bir etkisi olmaz. Kapalı döngü süreçlerinde ise sonuçtaki değişimler girdiyi de etkiler.

Vantilatör ve klima kumanda mekanizmalarını bu açıdan değerlendirelim. Vantilatörün mekanizmasını açık döngülü denetim sistemine örnek verebiliriz. Ortamın sıcaklığı değişse bile vantilatörün dönme hızı değişmez. Durdurmak veya dönme hızını değiştirmek için kumanda mekanizmasındaki tuşları kullanmak gerekir. Klima sistemlerinin mekanizmalarını ise kapalı döngülü denetim sistemlerine örnek verebiliriz. Klima ortamı soğutur, hedef sıcaklığa ulaşıldığında termostat aracılığıyla klima durdurulur.

Kapalı döngülü denetim süreçleri amaç odaklıdırlar. Sonuçtaki sapma ve değişimlere duyarlıdırlar. Açık döngülü denetim süreçlerinin böyle nitelikleri yoktur. Etkin olabilmeleri için tasarım aşamasında tüm olasılıkların değerlendirilmesi gereklidir.

Motorlu araçlardaki gaz pedalı mekanizmasını da örnek olarak verebiliriz. Gaz pedalına basarsanız araç hızlanır, ayağınızı gaz pedalından kaldırırsanız hızlanma durur. Kaygan yol koşullarında gaz pedalına bastığınız halde aracın patinaj yaptığını ve hızlanmadığını gözlemleyebilirsiniz. Bu durumda ayağınızı gaz pedalından kaldırırsınız. Bu duruma anında doğru yanıt veremezseniz bazı riskler ve hasarlar gerçekleşebilir. Bu riskleri ortadan kaldırmak için yeni motorlu araçlara patinaj önleme sistemi takılmıştır. Kaygan yolda gaz pedalına basmayı sürdürseniz bile mekanizma gazı sizin yerinize kesecektir ve araç patinaj yapmayacaktır. İlk durum açık döngülü bir denetim sistemine, ikinci durum sonucun, çıktının girdiyi etkilediği kapalı döngülü denetim sistemine örnek olabilir.

Organizasyonel süreçlerin denetiminde öğrenme ve geri bildirim hedeflere ulaşmak için gereklidir. Kurumsal öğrenmenin bireysel öğrenmeden farklarını değerlendirmeyi başka bir zamana bırakalım ve bugünün sorunlarının geçmişin çözümleri tarafından yaratıldığını hatırlatarak bitirelim (4).

İsmet Yakşi, PMP, ITILF

Notlar

(1) http://ismetyaksi.wordpress.com/2011/04/25/proje-risk-yonetiminde-bilgelik-bilgi-yonetimi/

(2) Yöneticiler dedim geçtim. Yönetim ve yöneticiler deyince ne anladığımızı "Management", "Supervision", "Executive" ve "Administration" gibi kavramlarda bir gezinti yaparak açıklamak isterdim ama şimdi konuyu dağıtmayayım.

(3) http://www.google.com.tr/search?q=pukö+döngüsü

(4) Bu deyişe Peter Senge, Beşinci Disiplin kitabında değiniyor. Sistem yaklaşımının diğer dört öncül disiplinle ilişkilerini anlattığı kitapta bu özdeyişe 11 yasanın birincisi olarak yer veriyor.