MS Project ve Risk Yönetimi

Summary

MS Project is reviewed as a tool for project risk management. After defining time and cost management functions of MS Project, highlights of project risk management are revisited. Finally risk management capabilities of MS Project are examined.

MS Project, proje yönetiminin planlama, yürütme, izleme ve denetim süreçlerine yardımcı bir programdır. Programın etkin kullanımı için proje yönetimi metodolojileri konusunda bilgi sahibi olmak gereklidir. Proje aktiviteleri, aktiviteler arası öncül/artçıl ilişkileri, aktivite sürelerini, aktivitelere atanan insan, ekipman ve malzemelerden oluşan kaynakları ve bunların maliyetlerini işleyerek projenin zamanında ve bütçesi içinde bitirilmesi için proje yönetim ekibine yardımcı olur.

Microsoft Şirketinde çalışan arkadaşlarımızın hepsi karşı çıksa da bize MS Office ürünlerinden biri gibi görünür. MS Office medyası içinden çıkanları vardır, diğer ofis ürünlerinin Akıcı arayüz (Fluent interface) denen arayüzünü ve arkaplan (backstage) denen dosya sekmesini paylaşır.

Diğer ofis ürünlerinde olduğu gibi MS Project dosyalarını açan, işleyen ve saklayan özgür yazılım (Açık kaynak kodlu yazılım) alternatifleri ve proje planı dosyasını online olarak açan, işleyen ve saklayan bulut (Cloud) bilişim siteleri gibi seçenekler de vardır.

Temel olarak projeyi oluşturan aktiviteleri ve süreleri detaylı olarak programa girdi olarak belirlersiniz. Birbirleriyle ilişkilerini kurarak hangi sırada gerçekleştirileceklerini yazarsınız. Hangi malzeme ve ekipman kullanılarak, kimler tarafından tamamlanacağını ortaya koyarsınız. Kaynakların projeye maliyetlerini birim fiyatlar, peşin ya da aktivite tamamlandıktan sonra ödenecek şekilde hakedişler (Accrual) olarak belirlersiniz. İş kırılım yapısı (Work breakdown structure) oluşturursunuz. Projenin başlangıç veya bitiş zamanı temel alacağınızı söylersiniz. Size buna uygun bir zaman çizelgesi (Schedule) ve nakit akış tablosu (time phased budget) hazırlar (1).

Planlama aşamasında bu işleri yaptıktan sonra MS Project temel görüntüsü oluşur. Ekranın sol tarafında her satırında bir görev veya aktivitenin bilgilerinin olduğu, her sütunda ise aktivite adı, süresi, diğer aktivitelerle ilişkiler, başlangıç ve bitiş tarihlerinin olduğu bir hesap tablosu, ekranın sağ tarafında da Gantt diyagramı dediğimiz aktivitelerin takvim üzerinde yatay grafik görüntüleri yer alır.

Planlama belli bir detayda gerçekleştirildikten sonra ve projenin yürütülmeye başlamasından önce projenin temel çizgisi (Baseline) saklanır. Proje bu temel çizgiye göre yürütülmeye başlanır. Proje yürütülmeye başladıktan sonra izleme ve kontrol süreçlerine geçilir. Görevler ve aktivitelerin tamamlanma düzeyleri temel çizgiden sapmadan sürüyorsa proje belli zamanlarda saklanır (Update project seçeneği). Uzun süren projelerde periyodik olarak veya önemli değişiklikler sonrasında yeni temel çizgiler oluşturulabilir ve saklanabilir.

Eğer görevler ve aktiviteler temel çizgiden farklı olarak ilerliyorsa bu ilerlemeler ya yüzde olarak ya da tamsayı olarak işaretlenir. İstenen sıklıkta kazanılmış değer (Earned value) analizi gerçekleştirilerek işlerin hangi ölçüde gerçekleştirildiği, bütçenin nasıl harcandığı incelenir. Projenin performansı ve temel çizgiden sapma (variance) raporlanır.

Biraz da risk yönetimine değinelim. Böylece MS Project programından ne bekleyeceğimizi de formüle etmiş oluruz. Risk yönetimi, proje yönetiminin önemli bilgi alanlarından biridir.

Burada önemli derken diğer bilgi alanlarının daha az önemli olduğunu söylemiyorum. Proje sponsorlarının - dolayısıyla proje yöneticilerinin - gündemine kalite yönetimi, insan kaynakları yönetimi ve tedarik yönetimi gibi bilgi alanlarından çok sonra girdiğini belirtmek istiyorum. "Ben, uzun süredir risk yönetimi yapılan projelerde yer aldım" diyenleri duyar gibi oluyorum. Size söyleyeceğim o dönemlerde hazırlanan risk listelerine, olasılık ve etki matrislerine bir daha bakın. Ben baktıkça çok eğleniyorum.

Konuyu dağıtmayayım. Risk yönetimi süreçleri şunlardır (2):

1. Risk yönetiminin planlanması
2. Risklerin tanımlanması
3. Niteliksel risk analizi yapılması
4. Niceliksel risk analizi yapılması
5. Risk yanıtlarının planlanması
6. Risk izleme ve denetimi

Bu süreçleri gerçekleştirirken başta olasılık ve etki matrisi, modelleme teknikleri, varyans analizi, simülasyon, karar ağacı başta olmak üzere çeşitli araç ve teknikler kullanılır. MS Project içinde bu araç ve teknikler tanımlanmış değildir. Fakat çeşitli risk yönetimi yazılımlarına arayüz sağlamaktadır. Aslında önceki sürümlerinde var olan PERT (Program Evaluation and Review Technique) analizi eklentisi MS Project 2010 sürümünde kaldırılmış (3).

Elinizde yalnızca MS Project varsa kaynak seviyelendirme (Resource leveling) yapıp ağ diyagramı (Network diagram) oluşturduktan sonra kritik yol (Critical path) analizi yaparsınız. Kritik yol üzerindeki aktiviteleri ve kaynaklari "Tracking Gantt" seçeneğiyle detaylı olarak inceleyip riskli durumları yönetmeyi düşünebilirsiniz.

Son vermeden iki özellikten söz etmeden geçmeyelim. MS Project maliyetlerle ilgili olarak ihtiyat akçesi (reserve) tutmaya olanak sağlar. Son olarak zaman çizelgesi içinde aktif olamayan görevler (inactive tasks) tanımlamanıza olanak verir. Bunları izleme ve denetimin ayrıca yaptığınız riskler gerçekleştiğinde aktifleştirebilirsiniz.

Notlar

(1) Illinois Institute of Technology, CS 587 Software Project Management

(2) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fifth Edition

(3) International Journal of Risk and Contingency Management, April-June 2012, Sayfa 54